Contrato de Tratamento de Dados Pessoais

Versão 1.0 · vigente desde 29/10/2026 · anexo aos Termos de Uso

Cláusula 1 — Partes e papéis. A Clínica que aceita os Termos de Uso (“Controladora”) e a CORRADI CONSULTORIA E SERVICOS LTDA, CNPJ 48.871.829/0001-96, responsável pelo serviço OK Doc (“Operadora”), ajustam este contrato nos termos da Lei 13.709/2018 (LGPD).

Cláusula 2 — Objeto e finalidade. A Operadora trata dados pessoais dos pacientes da Controladora exclusivamente para: enviar lembretes de consultas; registrar confirmações, cancelamentos e pedidos de remarcação; manter as conversas de agendamento pelo WhatsApp; e gerar relatórios de agenda para a Controladora. É vedado qualquer outro uso, inclusive marketing próprio da Operadora, venda, compartilhamento com terceiros não listados ou treino de modelos de IA.

Cláusula 3 — Dados tratados. Nome, telefone, data e horário da consulta, profissional, situação da consulta, conteúdo das mensagens de agendamento trocadas pelo WhatsApp e registro da autorização do paciente para receber mensagens. Áudios, imagens, documentos, localizações e contatos enviados pelo paciente não são lidos nem guardados (fica registrado só o tipo e o identificador técnico da mensagem).

Cláusula 4 — Instruções. A Operadora segue as instruções da Controladora registradas nas configurações do painel. Instruções contrárias à lei são recusadas, com aviso.

Cláusula 5 — Base legal e autorização dos pacientes. Cabe à Controladora definir a base legal do tratamento e obter dos pacientes a autorização para receber mensagens pelo WhatsApp, conforme exigido pela Meta.

Cláusula 6 — Suboperadores. A lista atualizada, com a tarefa e os dados de cada fornecedor, fica na página Suboperadores. A Controladora autoriza: Supabase (banco de dados no Brasil e servidores que podem rodar temporariamente em outra região); Meta Platforms (WhatsApp Business); Anthropic (interpretação das mensagens em texto livre, com data, horário e profissional das consultas do paciente, e respostas do assistente da aba Ajuda do painel); e Google (somente se a agenda Google for conectada). A Operadora avisa com 15 dias de antecedência a inclusão de novo suboperador, e a Controladora pode cancelar sem multa. Ferramentas internas de aviso e monitoramento da Operadora (Telegram, e-mail, Healthchecks) recebem só o nome da clínica e o tipo de problema, nunca dados de pacientes.

Cláusula 7 — Transferência internacional. Os dados ficam armazenados no Brasil. Parte do processamento ocorre fora do país (EUA e outros) pela Meta, pela Anthropic, pelo Google se conectado e pelas funções do servidor quando rodam em outra região. A Operadora adota as cláusulas-padrão da Resolução CD/ANPD nº 19/2024 com os fornecedores que já as oferecem e as está solicitando aos demais. Mantém registro dos mecanismos adotados e o informa à Controladora quando pedido; a situação das cláusulas-padrão de cada fornecedor fica na Política de Privacidade, item 8.

Cláusula 8 — Coexistência com o aplicativo. Quando a Controladora usa o aplicativo WhatsApp Business no mesmo número, o assistente só atende: pacientes cadastrados com consulta entre 2 dias atrás e 60 dias à frente; quem responde a um lembrete; quem conversou com a clínica pelo sistema nos últimos 7 dias ou tem conversa aguardando a equipe; e pedidos de PARAR ou VOLTAR de pacientes cadastrados; mensagens de outros contatos não são gravadas pela Operadora e ficam só no aplicativo. Além disso, a Meta avisa a Operadora das mensagens enviadas pela equipe no aplicativo; a Operadora registra apenas que a equipe assumiu a conversa (o assistente para de responder) e que o aplicativo está em uso, sem guardar o conteúdo dessas mensagens. A Operadora não sincroniza o histórico de conversas nem a lista de contatos do aplicativo.

Cláusula 9 — Segurança. Criptografia em trânsito e em repouso; isolamento dos dados por clínica; códigos de acesso em cofre; registro de auditoria; verificação de autenticidade das mensagens recebidas; menor privilégio de acesso.

Cláusula 10 — Sigilo e IA. O assistente virtual não presta orientação de saúde e encaminha à equipe da Controladora qualquer assunto clínico. Os lembretes não mencionam especialidade nem motivo da consulta. Os provedores de IA não usam os dados para treinar modelos.

Cláusula 11 — Incidentes. A Operadora dá à Controladora um aviso preliminar de qualquer incidente de segurança que possa afetar os pacientes em até 24 horas da ciência e a comunicação completa em até 48 horas, com a natureza dos dados, os titulares afetados, as medidas tomadas e os riscos, para que a Controladora cumpra o prazo de 3 dias úteis da Resolução CD/ANPD nº 15/2024.

Cláusula 12 — Direitos dos titulares. O painel permite à Controladora buscar um paciente pelo telefone, baixar todos os dados dele e eliminá-los (com bloqueio de novas mensagens para aquele número). Pedidos recebidos diretamente pela Operadora são encaminhados à Controladora em até 2 dias úteis. Nos pedidos que o painel não resolve (por exemplo, correção de telefone ou portabilidade), a Operadora dá o apoio técnico em até 5 dias úteis. A resposta ao titular cabe à Controladora, nos prazos da LGPD (confirmação e acesso completos em até 15 dias do pedido, art. 19).

Cláusula 13 — Retenção e término. Mensagens: 90 dias. Consultas: 2 anos após a data. Cadastro do paciente: enquanto durar o contrato ou até a Controladora apagá-lo no painel. Chamados de suporte encerrados: 1 ano após a abertura. Registros de auditoria: 5 anos. Registros técnicos (motivo da passagem da conversa para a equipe, controle de uso da IA, avisos internos, eventos de pagamento): de 7 a 180 dias, conforme a Política de Privacidade, item 9. Se a Controladora pedir a exclusão da conta, os dados são eliminados em até 15 dias do pedido, com protocolo, salvo os registros previstos na Política de Privacidade (item 9) e obrigação legal. Se só encerrar o contrato, a Operadora devolve os dados em planilha (CSV), se pedido em até 30 dias, e os elimina em até 60 dias, salvo obrigação legal.

Cláusula 14 — Auditoria. A Controladora pode pedir, uma vez por ano, um relatório das medidas de segurança e a lista atualizada de suboperadores.

Cláusula 15 — Responsabilidade. Cada parte responde pelos danos que causar por descumprimento da LGPD, nos termos dos arts. 42 a 45.

Cláusula 16 — Encarregado. Encarregado da Operadora: Lucas Corradi do Carmo, privacidade@okdocapp.com.br.